PDF Barrierefrei erstellen

Für eine inklusive Zukunft: Zugänglich für alle – verständlich für jeden

 

Informationen sollten für alle Menschen verständlich, lesbar und zugänglich sein – unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten oder technischen Voraussetzungen.

Menschen nutzen digitale Inhalte auf unterschiedliche Weise. Manche arbeiten mit einem Screenreader, andere brauchen eine größere Schrift. Viele navigieren nur mit der Tastatur. Deshalb sollten Inhalte so gestaltet sein, dass sie für alle zugänglich sind – ohne Hürden und ohne Ausgrenzung.

Wenn wir PDF barrierefrei erstellen, ermöglichen wir genau das. Ihre Inhalte werden für alle zugänglich – unabhängig davon, wie sie gelesen, verstanden oder bedient werden.

Wir unterstützen Sie bei der professionellen Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente. Technisch einwandfrei, strukturell durchdacht und selbstverständlich auf Basis aktueller Standards wie PDF/UA und den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).

Denn digitale Barrierefreiheit ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein Ausdruck von Qualität, Verantwortungsbewusstsein und Inklusion. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zur barrierefreien PDF-Datei – vom ersten Entwurf bis zum fertigen, PDF/Universal Accessibility (UA)-konformen Dokument.

Was ist ein barrierefreies PDF?

Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das so aufgebaut ist, dass es auch von Menschen mit Seh- oder Lesebeeinträchtigungen problemlos erfasst werden kann. Dafür sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Das PDF ist ein sogenanntes tagged PDF, also mit einer zugrunde liegenden Struktur versehen.
  • Es verfügt über eine logische Lesereihenfolge.
  • Bilder sind mit alternativem Text versehen.
  • Die Sprache des Dokuments ist korrekt hinterlegt.
  • Formulare sind beschriftet und nutzbar.
  • Der Kontrast ist ausreichend.
  • Der Einsatz von Farben ist nicht alleinige Trägerin von Bedeutung.

Diese und weitere Merkmale stellen sicher, dass sich ein PDF-Dokument mit Hilfsmitteln wie Screenreadern erfassen und bedienen lässt. Eine verständliche Übersicht bietet die Bundesfachstelle Barrierefreiheit.

Warum barrierefreie PDFs?

Barrierefreiheit ist nicht nur ein technisches Thema – sondern ein menschliches. Rund 10 % der Bevölkerung in Deutschland lebt mit einer Beeinträchtigung, die den Zugang zu Informationen erschwert. Gleichzeitig schreibt die Gesetzgebung – etwa über die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) oder die EU-Richtlinie 2102 – die Zugänglichkeit digitaler Inhalte verbindlich vor.

Ein PDF barrierefrei zu machen, ist deshalb nicht nur sinnvoll, sondern notwendig – besonders für öffentliche Stellen, Bildungseinrichtungen, NGOs und viele privatwirtschaftliche Unternehmen. Darüber hinaus verbessert ein barrierefreies PDF die allgemeine Verständlichkeit, Auffindbarkeit und Nutzung auf mobilen Endgeräten.

Kurz: Wer barrierefreie PDFs erstellt, macht Inhalte für alle besser.

PDF Barrierefrei erstellen
PDF Barrierefrei erstellen

Unsere Leistungen

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre bestehenden Dokumente in barrierefreie PDF-Dateien zu überführen – oder neue Dokumente gleich von Beginn an barrierefrei aufzubauen.

Unser Angebot umfasst:

  • Erstellung barrierefreier PDFs auf Basis von Word, InDesign oder anderen Vorlagen
  • Prüfung und Optimierung vorhandener PDFs
  • Beratung und Konzeption zur barrierefreien Dokumentenerstellung
  • Anwendung von Adobe Acrobat Pro zur technischen Umsetzung
  • Einsatz des PDF Accessibility Checker (PAC 3/2021) zur Qualitätssicherung
  • Schulung Ihrer Teams im Umgang mit Werkzeugen für Barrierefreiheit
  • Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. BITV, WCAG, PDF/UA)

Wir verstehen Design als Übersetzer zwischen Inhalt und Nutzer. Ein gutes barrierefreies PDF sieht nicht aus wie ein Kompromiss – sondern wie eine Einladung.

Unser Vorgehen: barrierefreie PDF erstellen

Barrierefreiheit entsteht nicht auf Knopfdruck. Aber sie lässt sich zuverlässig herstellen – durch ein sauberes, methodisches Vorgehen. So wird aus Ihrem Dokument ein barrierefreies PDF:

  1. Dokumentenanalyse: Wir prüfen Ihr bestehendes PDF auf Barrieren: Gibt es eine Tag-Struktur? Sind die Überschriften semantisch ausgezeichnet? Ist die Sprache des Dokuments korrekt hinterlegt?
  2. Strukturaufbau: Wir fügen eine logische Struktur hinzu – auf Basis von Überschriften, Listen, Tabellen, Absätzen. Der Text wird gegliedert und mit semantischen Tags versehen, um daraus ein tagged PDF zu machen.
  3. Visuelle Anpassungen: Wir stellen sicher, dass Farben, Kontraste, Schriftgrößen und Layouts den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) entsprechen.
  4. Ergänzung der Inhalte: Bilder erhalten alternativen Text, Tabellen werden korrekt ausgezeichnet, Formulare beschriftet, die Sprache definiert, der Titel angepasst.
  5. Technische Prüfung: Wir prüfen mit dem PDF Accessibility Checker, ob alle Anforderungen erfüllt sind – inkl. PDF/UA-Konformität.
  6. Übergabe: Sie erhalten Ihr barrierefreies PDF-Dokument, auf Wunsch mit Dokumentation oder Prüfzertifikat.

Werkzeuge & Standards für barrierefreie PDFs

Für die Erstellung barrierefreier PDFs arbeiten wir mit anerkannten Tools und nach aktuellen Standards:

Neben den Tools ist auch das Know-how entscheidend: Wir wissen, wie barrierefreie Dokumente in PDF aufgebaut sein müssen – und wie man komplexe Inhalte im Dokument zugänglich macht.

Typische Anwendungsfälle

Barrierefreie PDFs begegnen uns in vielen Bereichen:

  • Öffentliche Informationen: Mitteilungen, Verordnungen, Anträge
  • Unternehmen: Geschäftsberichte, Broschüren, Präsentationen
  • Bildung: Handouts, Studienunterlagen, Formulare
  • Barrierefreie PDFs im Web: Als Download oder Online-Version

Auch Dokumente automatisch generiert – etwa Rechnungen oder Reports – können barrierefrei gemacht werden, wenn der Prozess entsprechend vorbereitet ist.

Barrierefreiheit beginnt beim Design

Ein barrierefreies PDF entsteht nicht nur durch Technik – sondern durch Denken. Wenn Inhalte von Beginn an barrierefrei konzipiert sind, werden sie für alle Nutzer verständlicher.

  • Klare Sprache, sinnvolle Gliederung
  • Eindeutige visuelle Hierarchien
  • Kontrastreiche und lesbare Gestaltung
  • Reduktion visueller Komplexität
  • Wiedererkennbare visuelle Elemente

So entsteht nicht nur ein barrierefreies PDF-Dokument, sondern ein verständliches, durchdachtes und nachhaltiges Kommunikationsmittel.

Warum SSP Formfaktor?

Weil Barrierefreiheit für uns kein Add-on ist, sondern Teil der Gestaltung.

Als Agentur für Kommunikation, Gestaltung und digitale Lösungen verfügen wir über einen geschulten Blick für Details – und einen systematischen Anspruch an Klarheit. Design verbinden wir mit Technik, Struktur mit Verständlichkeit, Inhalt mit Nutzererfahrung.

Bei der barrierefreien Umsetzung Ihrer PDF-Dateien stehen wir Ihnen beratend, ausführend oder strategisch zur Seite. So wird Ihre digitale Kommunikation zukunftsfähig, inklusiv und rechtssicher.

Lassen Sie uns Ihre PDFs barrierefrei machen.

Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gerne Beispiele, geben Ihnen eine fundierte Einschätzung Ihres aktuellen Materials und beraten Sie zu einem effizienten Vorgehen. Ob für einzelne Dokumente oder ganze Veröffentlichungsreihen: Wir helfen Ihnen, PDF-Dokumente barrierefrei zu erstellen – damit Ihre Inhalte gelesen, verstanden und genutzt werden können. Von allen.

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